Faites le choix de la solution cloud la plus sûre pour gérer l’ensemble de vos processus de gestion de la formation
Les organismes de formation vivent des changements structurels et organisationnels permanents : réforme de la formation professionnelle, certification Qualiopi, formation à distance en ligne, nouveaux circuits de financement, dématérialisation des activités et des services…
Les modes de fonctionnement des organismes de formation ainsi que leurs modèles économiques doivent évoluer pour y faire face.
Il est essentiel de s’équiper d’une solution de gestion des formations innovante et évolutive pour pérenniser durablement votre activité, votre croissance ainsi que les relations avec votre clientèle et partenaires.
“L’application AMMON a permis de stabiliser bon nombre de soucis et le nouvel extranet nous permet de fluidifier la communication entre le centre de formation, les apprenants et les formateurs”
Ludovic Caron, Chef de Projet
“La solution de Val Software nous a permis de poursuivre notre objectif qualité en répondant aux exigences Qualiopi. Aujourd’hui on ne peut plus s’en passer : c’est la colonne vertébrale de notre fonctionnement”
Sébastien Charles, Directeur
“Aujourd’hui, nous disposons d’un vrai outil de gestion de la formation qui nous a permis d’uniformiser les processus entre les départements métiers. Cela nous facilite la vie et c’est un vrai gain de temps ”
Étienne Goetynck, IT manager
“La mise en place
d’une plateforme de gestion de la formation devenait une nécessité à tous les niveaux de notre organisation. Aujourd’hui, nous gérons tous nos processus dans la solution Ammon et exportons les statistiques pour la direction »
Philippe Larroque, Chef de projet
Pour aider les organismes de formation à s’adapter aux évolutions du marché du travail et aux besoins en compétences des entreprises, il faut une solution logicielle qui permette d’ajuster constamment les programmes et services proposés pour toujours répondre efficacement aux demandes.
Parallèlement, les centres de formation doivent se conformer à la réglementation en vigueur, suivre les procédures d’agrément et répondre aux normes exigées par les organismes certificateurs. Notamment en ce qui concerne la qualité des formations et l’obtention d’une certification comme Qualiopi. Si un logiciel de gestion des formations peut aider à accomplir cette tâche, le travail ne s’arrête pas là :
Il faut prouver l’efficacité des formations proposées…
…avec la mise en place de dispositifs d’évaluation de la qualité et des compétences acquises. Ils doivent mesurer les résultats obtenus par les apprenants et les stagiaires, recueillir les avis et intégrer ces informations pour améliorer continuellement les programmes de formation.
Il faut trouver un moyen de se différencier de la concurrence…
…et de faire connaître ses offres aux différents clients susceptibles d’être intéressés. Cela peut passer par la mise en œuvre de services en ligne, de ressources pédagogiques interactives, d’une assistance personnalisée, de l’apprentissage mobile, d’un e-catalogue, d’actions de formation éligibles au CPF ou encore de relations plus étroites avec les OPCO.
Il est judicieux d’intégrer des outils numériques…
…dans la stratégie de formation professionnelle pour automatiser une grande partie de la gestion quotidienne, des relations avec les entreprises clientes, du parcours des stagiaires, et d’améliorer l’efficacité opérationnelle. Ce socle technologique permettra de mieux répondre aux enjeux du secteur.
La digitalisation de vos outils et de vos process est donc incontournable, et au-delà du seul critère de prix, le choix de votre solution, appelée aussi « TMS » pour Training Management System ou ERP de Gestion de la Formation, est stratégique. Voici les fonctionnalités essentielles auxquelles porter attention pour bien la choisir.
Cette approche va vous faire gagner un temps considérable tout en réduisant les coûts de gestion administrative, de traitement et de communication. Cela peut aller du devis jusqu’à la signature électronique, déjà intégrés dans notre outil de gestion de la formation par exemple. Vous pouvez ainsi optimiser l’ensemble de vos opérations de gestion et permettre à votre équipe de gagner en productivité.
Prospects, clients, apprenants, intervenants, mais également plateformes métiers institutionnelles… En centralisant les données et en automatisant les échanges depuis l’inscription jusqu’à la facturation et au suivi des résultats en temps réel, le bon outil améliore grandement votre efficacité opérationnelle et la satisfaction de tous les intervenants.
Un bon outil de gestion doit être capable de s’adapter à votre organisation et à vos spécificités. La technologie VAL Méta permet par exemple de disposer d’une solution personnalisable et paramétrable pour créer la meilleure interface possible en agissant sur 3 niveaux : la technique, le métier et l’expérience utilisateur.
En plus de ces 3 « fonctionnalités maîtres », voici les autres fonctionnalités :
L’automatisation de la gestion administrative pour gagner en productivité.
Le logiciel AMMON automatise et harmonise vos opérations administratives et votre gestion opérationnelle. Il facilite l’édition et l’envoi des documents obligatoires (programme, convocation, convention, émargement, etc.) et des rapports règlementaires comme le Bilan Pédagogique et Financier, (BPF). Les workflows et les règles sont personnalisables, et les circuits de validation sont sécurisés. L’avantage est double : sécurité + gain de temps.
L’optimisation de la relation client pour apporter de la valeur ajoutée et appuyer votre développement commercial.
La mise en place d’une solution intégrant un véritable CRM dédié aux OF vous aidera à exploiter au mieux toutes les données disponibles pour améliorer le service client et ainsi augmenter votre chiffre d’affaires. Vous suivez l’historique de toutes les interactions passées avec n’importe quelle société, apportez une valeur ajoutée dans les communications et proposez de nouveaux services pour instaurer une relation client de qualité. Vous pourrez ainsi établir facilement une communication personnalisée, améliorer la fidélisation et de fait, générer plus de ventes.
Un e-catalogue comme véritable e-shop de formation.
Contenu détaillé des formations, gestion des remplissages pour les séances en ligne avec places limitées, inscription et paiement, support client… Pour transformer un e-catalogue en un véritable e-shop de formation, il est nécessaire de disposer à minima de toutes ces fonctionnalités pour créer une expérience d’achat complète et convaincante pour les visiteurs, favorisant ainsi la conversion des prospects en clients.
Une planification graphique et intuitive pour piloter l’activité et la performance avec des reportings puissants.
Avec des indicateurs lisibles, personnalisables et centralisés, il est plus facile de prendre la bonne décision au bon moment. La possibilité de personnaliser vos tableaux de bord vous permettra d’orienter vos actions commerciales, logistiques et pédagogiques en fonction du nombre d’inscrits.
Le pilotage des évaluations pour mesurer facilement la satisfaction et la qualité des formations.
C’est seulement en prenant en compte les avis de vos apprenants que vous pourrez améliorer vos formations, le niveau d’assistance et développer leurs compétences. C’est également une mesure indispensable pour s’assurer de la qualité et de l’efficacité du dispositif. Dans un contexte où les organismes doivent s’inscrire dans une démarche qualité, il est plus que jamais nécessaire de disposer d’outils capables de piloter et d’optimiser leur efficacité pédagogique.
Des tableaux de bords pertinents pour mesurer la performance de l’entreprise et optimiser son ROI.
Un organisme de formation, comme n’importe quelle autre entreprise, a besoin d’analyser avec précision son activité pour atteindre ses objectifs de performance et mettre en place des actions pertinentes. Aussi, il est important de pouvoir accéder à des reportings synthétiques et des indicateurs pertinents pour améliorer le pilotage au quotidien.
La prise en compte des règlementations pour décrocher la certification Qualiopi et générer le Bilan Pédagogique et Financier (BPF).
Nos équipes sont en veille régulière sur l’évolution de la réglementation et des obligations légales en matière de formation professionnelle. Cette gestion rigoureuse nous permet de faire évoluer notre logiciel pour faciliter la vie des organismes qui doivent se conformer à un ensemble de critères et d’indicateurs définis pour obtenir ou renouveler leur certification Qualiopi. Ils ont aussi besoin de collecter et consolider leurs données afin de remplir et télédéclarer annuellement leur Bilan Pédagogique et Financier.
Le Compte Personnel de Formation (CPF) et la libéralisation du marché de la formation professionnelle ont influencé le rôle des salariés en tant que décideurs pour se former. En effet, au cours des dernières années, ce marché a connu l’émergence de nombreux organismes et de plateformes en ligne (LMS – Learning Management system). La concurrence accrue entre les prestataires a conduit à une plus grande diversité d’offres et souvent à une baisse des coûts.
Dans ce contexte, les salariés se retrouvent avec une grande variété d’offres. Ils peuvent comparer les différents programmes, évaluer la qualité des prestataires, analyser les coûts et les bénéfices associés à chaque formation, et choisir celle qui répond le mieux à leurs besoins. Cela a conduit les entreprises à mieux organiser leur plan de formation et leur gestion des compétences.
Le marché de la formation professionnelle est aussi plus collaboratif et les échanges plus nombreux. Il devient nécessaire pour les OF et les entreprises d’utiliser un logiciel de gestion capable de jouer un rôle d’interface entre tous les acteurs de la formation professionnelle :
Les organismes de formation doivent pouvoir travailler plus rapidement et de manière plus agile. Les outils numériques et ERP de gestion de la formation permettent de mettre en œuvre :
Un parcours prédéfini pour certaines thématiques ou domaines spécifiques.
Il permettra d’accélérer la conception et de développement des programmes, car une structure de base sera déjà établie. Cela permet de gagner du temps et de la cohérence tout en offrant une approche claire et structurée pour les apprenants.
Une modularité des formations pour rapidement adapter les contenus en fonction des besoins spécifiques
Cela permet de créer des parcours de formation flexibles, où les apprenants peuvent choisir les modules qui correspondent à leurs besoins et à leur niveau de compétence. Elle facilite ainsi la personnalisation et l’adaptabilité des formations, tout en simplifiant la mise en place de nouveaux programmes.
La simplification de l‘acte d’achat avec la mise en place de dispositifs de vente clairs, transparents et efficaces.
On pourra ainsi trouver des plateformes en ligne conviviales pour la consultation et la sélection des formations, des formulaires d’inscription simplifiés, des options de paiement flexibles et sécurisées et des mécanismes de confirmation automatisés. La simplification de l’acte d’achat facilitera la prise de décision de l’utilisateur et réduira les frictions lors de l’inscription.
Le recrutement de formateurs en fonction des formations vendues.
Cela permet d’adopter une approche proactive avec des profils spécialisés dans les domaines ou les thématiques des cursus vendus. Cela assure également une expertise importante et une adéquation entre les compétences des formateurs et les besoins des apprenants.
L’utilisation de technologies d’apprentissage à distance avec les plateformes de LMS et d’outils de vidéoconférence
Ces technologies facilitent la création de contenus interactifs, la diffusion de cours en direct, la collaboration. Cela permet de proposer des sessions de formation à distance plus rapidement et de manière plus flexible. L’accessibilité aux formations est facilitée. Les apprenants peuvent suivre les cours à leur rythme et de (presque) n’importe où.
Le recours à un CRM formation spécifique
Il permet de gérer les contacts avec les clients, de suivre les interactions, d’enregistrer les demandes, de planifier les sessions de formation, de gérer les inscriptions, etc. Il facilite la gestion des données clients et contribue à une meilleure connaissance des besoins des apprenants, ce qui est essentiel pour orienter le développement de tout organisme.
La signature électronique pour valider électroniquement les contrats, les conventions de formation, les attestations...
Elle offre une solution sécurisée et légale pour la validation des documents sans nécessiter de support papier. Cela facilite la gestion des formalités administratives, réduit les délais de traitement et améliore l’efficacité globale.
Enfin, il ne faut pas oublier le poids des recommandations des stagiaires et la montée en puissance des plateformes d’évaluation et de commentaires. Ces recommandations jouent un rôle de plus en plus important dans le développement des organismes en influençant leur réputation et leur crédibilité. Ces recommandations peuvent donc avoir un impact significatif sur votre visibilité et le choix des futurs clients. Gardez toujours en tête de fournir une expérience qualitative pour obtenir des recommandations positives et fidéliser.
Avec l’avènement des technologies de l’information et de la communication, plusieurs enjeux majeurs se sont développés dans le domaine de l’ingénierie pédagogique, notamment liés à l’e-learning, au blended learning et aux MOOC (Massive Open Online Courses).
Quelles que soient les méthodes et outils pédagogiques utilisés dans la formation professionnelle, l’ingénierie pédagogique vise à repenser les approches traditionnelles de l’éducation et de la formation, en exploitant les opportunités offertes par les technologies numériques pour améliorer l’accessibilité, l’efficacité et la flexibilité de l’apprentissage.
Si vous ne deviez retenir que quelques éléments parmi tous ceux évoqués, nous vous avons concocté une liste des principaux critères de choix à appliquer. La solution logicielle retenue doit ainsi proposer :
